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05/09/2023
Un sistema de gestión de inventario que crezca con la empresa
Un sistema de gestión de inventario es un programa que permite llevar un control de la mercadería del depósito. Algunas de sus funcionalidades básicas son las de registro de las unidades almacenadas de cada referencia de producto, sus ubicaciones y el histórico de entradas y salidas, entre otras. Este programa de inventario es un sistema imprescindible en casi cualquier instalación logística, ya que la gestión manual aumenta el riesgo de descuadres y de que las operativas se desarrollen de manera ineficiente. Por ello, la elección de un sistema de gestión de inventario adecuado es crucial para el devenir de la empresa. Cuándo utilizar un sistema de gestión de inventarios La implementación de un sistema de gestión de inventario supone una evolución respecto al control manual del stock ─papel y bolígrafo─ o mediante herramientas básicas de ofimática (inventario en Excel). El sistema de gestión de inventario potencia la eficiencia en procesos logísticos como la entrada y salida de existencias, en el recuento del inventario o en cálculos y proyecciones de cuánto stock se requiere en cada momento. Entre las principales ventajas de un programa de inventario destaca el control de existencias: el sistema controla la trazabilidad sobre el producto al registrar la recepción de existencias y el envío de pedidos. El sistema de inventario ejerce una estricta supervisión sobre la gestión del nivel de existencias: coordina los conteos cíclicos y determina valores como los puntos de pedido o el stock máximo por referencia en función de la demanda, el histórico y unos criterios predeterminados por el responsable logístico. Asimismo, este sistema muestra los niveles de inventario en tiempo real, lo que permite que el responsable conozca en todo momento el estado de cada referencia y la disponibilidad de stock. Este control reduce el riesgo de roturas de stock en pedidos por falta de producto. Funcionalidades clave para elegir el mejor sistema de gestión de inventario Las nuevas tendencias de consumo han incrementado la complejidad de los depósitos. El auge del e-commerce y el estándar de devolución gratuita de pedidos han promovido una nueva logística, que se caracteriza por depósitos con mayor número de referencias y operativas más complejas. La reducción de los tiempos de entrega está fomentando que cada vez más compañías opten por fragmentar su logística y repartir las operativas entre múltiples depósitos. Este escenario ha llevado a numerosas empresas a apostar por programas de gestión con un amplio abanico de funcionalidades que permitan que el sistema pueda evolucionar con la empresa. Cuando un programa incluye una serie de funcionalidades avanzadas destinadas no solo al control del stock sino también a una gestión eficiente de las operativas, hablaríamos de lo que se conoce como sistema de gestión de depósitos (WMS). Este programa logístico es una solución que va un paso más allá del tradicional sistema de inventario, ya que mantiene un registro exhaustivo del stock y, al mismo tiempo, asegura la productividad de todos los movimientos que se realizan en el depósito. Un WMS dispone de funcionalidades avanzadas como las siguientes: Gestión de las ubicaciones El sistema se puede conectar con lectores de códigos de barras o de QR para monitorizar la entrada y salida de mercadería. Además, puede contar con funciones específicas para organizar el movimiento de stock en el depósito teniendo en cuenta criterios como la rotación de producto o la preparación de pedidos por lotes. Gestión de la venta online Un sistema de gestión de inventario básico debe facilitar el control del stock. Pero un WMS cuenta además con funcionalidades enfocadas a limitar errores en la preparación o expedición de pedidos. En los depósitos de compañías con canales de venta en línea, es necesario automatizar la actualización del catálogo online en los múltiples puntos de venta en línea. Gestión multitienda/multidepósito Es importante que el sistema de inventario que elijamos tenga la opción de gestionar existencias de más de una instalación logística. Los WMS poseen la capacidad de coordinar procesos logísticos como la reposición automática a los puntos de venta físicos o el traspaso de mercaderías entre las diferentes tiendas. Gestión de expediciones La gestión de expediciones se ha convertido, con el triunfo del e-commerce y la última milla logística, en una de las tareas más complejas, pues cualquier error puede dañar la competitividad de la compañía. Un sistema que sea escalable debe, aparte de monitorizar la entrada y salida del stock, ser capaz de organizar los procesos de expedición por ruta de transportista. Gestión de los principales KPI de inventario Los datos son imprescindibles para poder tomar decisiones fundamentadas. Un WMS recopila KPI del rendimiento real del depósito como el porcentaje de referencias en stock, ratio de pedidos preparados, etc. La compilación de información permite que el responsable pueda tomar decisiones en base al estado actual de las operativas del depósito.
01/08/2023
¿Cómo lograr la exactitud en el registro de inventario?
Incrementar la tasa de exactitud en el registro de inventario es vital a la hora de planificar y organizar mejor los flujos de trabajo y mercadería, así como las operativas logísticas. La gestión del inventario constituye uno de los procesos trascendentales de cualquier compañía porque repercute directamente en las demás actividades que tienen lugar en el depósito. Un control efectivo sobre el stock en depósito facilita la trazabilidad de producto, la identificación de sobrecostos, así como la detección de errores e ineficiencias en la gestión y manipulación de la mercadería en operativas como el almacenamiento o la preparación y despacho de pedidos. ¿Qué es la exactitud de registro de inventario? La exactitud de registro de inventario (ERI) es un indicador que hace referencia a la precisión y eficiencia cuando se elabora el listado ordenado y detallado de las mercaderías que almacena una empresa al efectuar un inventario físico. El porcentaje de exactitud de registro de inventario se obtiene comparando la cantidad total de stock que marca el sistema, la tabla excel o el papel con el número de stock real que hay en el depósito. La diferencia que existe entre ambas cantidades es la que determinará el porcentaje de exactitud. La fórmula es la siguiente: ERI (%) = (Cantidad de stock teórico/ cantidad de stock real) x 100 Ejemplo, si una compañía tiene un stock teórico de 100 productos y, cuando hace el inventario físico, se detectan 104 productos, significa que han habido 4 conteos erróneos. Si aplicamos la fórmula, representa que la exactitud de registro de inventario es del 96%. Problemas relacionados con la exactitud en el registro de inventario. Los problemas logísticos que surgen de un registro de inventario ineficiente afectan directamente al stock y, por ende, a la actividad de cualquier empresa. Existen dos escenarios posibles: Si la cantidad registrada en el sistema es mayor al número de unidades que hay físicamente en el depósito, la empresa puede sufrir lo que se conoce como quiebre de stock. Es decir, la empresa no puede responder a los pedidos de los clientes porque no dispone de las referencias solicitadas en las cantidades y condiciones demandadas. Si la cantidad registrada en el sistema es menor al número de unidades que hay físicamente en el depósito, indica que la empresa tiene un problema de gestión del stock que puede acabar en sobrestock. Este escenario acarrea consecuencias negativas para la empresa, ya que puede derivar en un aumento del costo de almacenamiento, un deterioro del stock o una rebaja de los márgenes de beneficios de la empresa. Cómo potenciar la precisión de inventario. La mejor forma para controlar el stock en tiempo real y mejorar la exactitud de registro de inventario es mediante un software de gestión. Implementar un WMS (software de gestión de almacén/depósito) permite llevar a cabo un control de inventario permanente. Es decir, posibilita un inventario actualizado en tiempo real en el que el responsable logístico posee una completa visibilidad sobre el estado del stock. Estos programas de control de inventario sincronizan el stock entre las diferentes áreas o depósitos, ofreciendo al responsable logístico información verídica y en tiempo real sobre el estado del stock en cada instalación o punto de venta. Los operarios se pueden conectar al software mediante terminales (que pueden escanear códigos de barras, códigos QR o etiquetas RFID) para leer la etiqueta del producto, tanto en la fase de recepción de mercadería como en la de despacho de pedidos. El WMS coordina todas las operaciones que tienen lugar en el depósito, garantizando el control permanente sobre las existencias y potenciando la precisión del inventario. Existen múltiples KPI de inventarios que permiten mejorar la exactitud en el registro de stock, entre los que destacan: Rotación de existencias: este indicador refleja el número de veces que se renueva el inventario en un tiempo determinado (si los datos son anuales, será a lo largo del año). Tasa de rotación = Valor de las referencias vendidas / valor promedio de existencias Rotura de stock: este KPI muestra el número de veces que la empresa se ha quedado sin existencias y no ha logrado satisfacer la demanda de los clientes. Índice de rotura de stock = (Pedidos no satisfechos / pedidos totales) x 100. Inventario sin errores, primer paso para una cadena de suministro eficiente. Incrementar el índice de exactitud en el registro de inventario influye positivamente sobre todas las actividades que se desarrollan en la cadena de suministro, asegurando una mayor fluidez en las operativas y evitando interrupciones. Además, disponer de un inventario sin errores también ayuda a aprovechar bien los recursos del depósito. Alcanzar la máxima eficiencia es más fácil con la ayuda de un software de gestión. Un sistema de gestión de depósitos, permite beneficiarse de una gestión del stock en tiempo real, a fin de organizar mejor las reposiciones, la preparación de pedidos o afrontar los cambios de la demanda con facilidad.
01/07/2023
El inventario y la importancia de su control
El inventario físico es un proceso que consiste en contar las existencias del depósito, una a una, con el fin de conocer el stock disponible. Una buena gestión de la mercadería evita quiebres de stock o exceso de mercadería (más conocido como sobrestock). El stock es uno de los activos más importantes de cualquier empresa, por eso debe ser imprescindible llevar un control estricto. En este artículo te contamos cómo hacer un inventario físico y responderemos a algunas de las dudas más habituales que genera esta operativa. ¿Qué es el inventario físico? El inventario físico es una operativa cuya finalidad es conocer con exactitud los productos almacenados y sus cantidades. Los operarios normalmente recorren los pasillos contando y anotando de forma manual todos los productos alojados en las estanterías. También puede ser aplicando tecnología de etiquetas y lectores. Dependiendo de las necesidades de la empresa y del número de productos disponibles, el inventario puede realizarse de manera permanente, anual o ciclico. En todo caso, lo recomendable es que coincida con períodos de menor actividad para poder efectuarlo de modo más rápido, con menos errores y sin interrumpir otras tareas. ¿La importancia del inventario físico? Un control del inventario es indispensable para el negocio, porque redunda en una mayor productividad. Conocer fielmente la ubicación de cada producto facilita la preparación de pedidos y evita demoras, lo que se traduce en una mayor satisfacción y servicio a los clientes. El inventario físico ayuda a identificar problemas, investigar sus causas y evitar que se vuelvan a producir. Podría ocurrir, por ejemplo, que un operario fuera incapaz de encontrar un producto teóricamente en stock. Al inspeccionar todo el depósito, se descubriría que ese producto estaba almacenado en una ubicación errónea y podrían tomarse medidas para disminuir este tipo de equivocaciones. También ayuda a verificar y garantizar que los productos se encuentren en buenas condiciones. Esto es vital para anticipar problemas o quejas de la compra de un cliente. ¿Quién debe realizar el inventario físico? El inventario físico es una operación manual, que involucra a numerosos operarios de un depósito (si bien, en un futuro, podría automatizarse con la ayuda de drones). Por esa razón, debe planificarse con la suficiente antelación para que el equipo pueda realizarlo de manera correcta en tiempo y manera, minimizando así su impacto en la actividad de la empresa. Lo ideal es determinar unas fechas y unos días exactos para ese conteo, como hemos dicho, priorizando las épocas de menor actividad empresarial. El personal encargado de hacer el inventario físico debe disponer de todos los materiales necesarios para ello y estar capacitado para registrar la información debidamente. Además, cabe definir un criterio común para llevar a cabo el inventario con celeridad y sin fallos. ¿Qué se necesita para hacer un inventario físico? Es aconsejable que el depósito esté previamente limpio y ordenado. Aunque parezca obvio, el jefe de depósito debe velar en todo momento por el orden de la instalación, pues ello se traduce en una mayor eficacia y fluidez de todas las operaciones. Acto seguido, debe decidirse qué productos hay que contar (todos los artículos en el depósito, los artículos en un pasillo concreto, los que se hallan en una ubicación, etc.). El inventario físico puede hacerse en soporte digital o con una lista impresa. En el caso de optar por el papel, los operarios deben ir anotando el número de artículos que cuenten de cada tipo. En el caso de ser digital, con la ayuda de un terminal colectoras, los operarios leen el código de barras de cada producto e indican la cantidad. Un software de gestión de depósitos, como existen, es una herramienta que facilita enormemente la realización de un inventario físico. Este software envía instrucciones a los operarios sobre qué artículos localizar para que el cómputo global resulte más efectivo. ¿Cómo se realiza un inventario físico en el depósito? En este punto es inevitable plantearse cómo hacer un inventario de modo práctico. La dinámica en sí es muy sencilla: los operarios recorren el depósito con una lista de productos y cuentan y anotan la mercadería ubicada en las estanterías, piso, etc. Inventario general Es un inventario global, en el que se hace un recuento de todos los productos del depósito al mismo tiempo. En función del número de productos disponibles, de las distancias que haya que recorrer y de los operarios asignados a este trabajo, la operativa puede requerir más o menos tiempo. Este inventario obliga a detener las demás operaciones del depósito durante el tiempo que se requiera. Sin embargo, los resultados son mucho más rigurosos. Inventario y gestión de stock. Todas las empresas deben comprobar las existencias disponibles en sus depósitos. El inventario físico sirve, básicamente, para tener un mayor control sobre el stock. De este modo, se gestiona más eficazmente el depósito, lo que implica un mejor servicio al cliente y una mayor competitividad de la empresa. Para controlar la mercadería con mayor precisión, es recomendable instalar un software de gestión de depósitos WMS con el que mantener un inventario permanente. Por un lado, el WMS identifica los productos desde cuando llegan al depósito y controla su trazabilidad en tiempo real. Por otro, llegado el momento, envía instrucciones a los operarios sobre cómo hacer el inventario físico con rapidez y sin errores. Un software de gestión de depósitos avanzado e intuitivo. No solo mantiene un registro de todo nuestro stock en tiempo real y dirige las operativas del depósito con una alta efectividad, sino que también es capaz de asistir a la plantilla en la elaboración del inventario físico.
02/05/2023
Tipos de inventario en logística: clasificación y aplicaciones
Hay distintos tipos de inventario que pueden clasificarse según diferentes variables como, por ejemplo, la periodicidad con la que se realizan o las referencias contempladas en cada conteo. ¿Para qué sirve realizar un inventario? Gracias al control de inventario, es posible detectar errores o problemas logísticos como fallos en las etiquetas, desajustes en el número de referencias o equivocaciones en el picking, entre otros. Ahora bien, ¿cuáles son los diferentes tipos de inventario que existen y cómo podemos clasificarlos? ¿Qué inventarios se adaptan mejor a cada necesidad y realidad? En este artículo despejamos todos estos interrogantes y analizamos los diferentes tipos de inventario según el periodo fiscal, la periodicidad, el tipo de producto y la función. Inventario según el período fiscal Estos inventarios hacen referencia al momento en el tiempo en el que se realizan en relación al año fiscal de la empresa: Inventario inicial. Se efectúa al comienzo del período contable y antes de que se adquiera inventario adicional o se lleve a cabo una venta. Inventario final. Se realiza al cierre del ejercicio económico o al final de cada año a fin de conocer los recursos y/o bienes obtenidos tras realizar todas las operaciones mercantiles. El inventario final de un ejercicio contable determina el inventario inicial del siguiente periodo fiscal. Inventario según la periodicidad Si tenemos en cuenta la frecuencia con la que se llevan a cabo, podemos identificar 4 tipos de inventario: Inventario anual. Se efectúa una vez al año y sirve para confirmar los resultados obtenidos con el registro contable. Inventario periódico. Se realiza varias veces al año con una frecuencia previamente determinada y contempla el conteo de todas las referencias almacenadas. Inventario cíclico (también conocido como inventario rotativo). Se basa en la realización de recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias. A diferencia del inventario periódico, se prioriza el conteo de unas referencias sobre otras (en función de su valor, rotación, fecha de caducidad, etc.). Inventario permanente (también conocido como inventario perpetuo). Se actualiza de forma constante, registrando cada entrada y salida de artículos, y refleja en tiempo real el stock disponible. Es el tipo de inventario que fomenta la logística 4.0 con una gestión digital de la información gracias a un WMS y a la implementación de sistemas de almacenamientos automáticos. Cada empresa determinará la periodicidad con la que lleva a cabo sus inventarios en función de sus necesidades y recursos. Inventario según el tipo de producto El inventario también está sujeto al tipo de producto almacenado. En consecuencia, podemos distinguir entre: Inventario de materias primas. Sirve para determinar el stock disponible de las materias primas que se utilizan para la fabricación del producto final. Inventario de suministros de fábrica. Registra aquellos materiales empleados en el proceso de producción que por su naturaleza no pueden ser cuantificados con exactitud como, por ejemplo, tuercas o pintura. Inventario de productos en proceso de fabricación. Contempla los productos semielaborados, es decir, aquellos que todavía forman parte del proceso de producción. Inventario de productos terminados. Recoge los productos ya finalizados y disponibles para la venta. Inventario de mercancías. Lo integran los bienes adquiridos para ser vendidos con posterioridad, sin que se les realicen modificaciones. Es evidente que el tipo de producto condiciona desde la elección del sistema de almacenamiento hasta la actividad de cada una de las operativas, e incluyendo el tipo de inventario. Inventario según su función Ciertos tipos de inventario se clasifican de acuerdo con la función que se les asigna. En este sentido, diferenciamos entre: Inventario en tránsito (también conocido como inventario en ductos). Cuantifica los productos y materiales que están de camino al depósito o que ya han sido solicitados a los proveedores. A veces, si el flujo de mercancía es lento, debe recorrer grandes distancias o involucra muchos niveles, el inventario en ductos puede sobrepasar al almacenado. Inventario de seguridad o de reserva. Registra los productos y materias primas que la empresa posee para afrontar posibles fallos en el proceso de producción, retrasos de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda. Este inventario constituye el stock de seguridad de la compañía, cuyo objetivo es evitar caer en roturas de stock. Inventario de previsión o estacional. Reúne las referencias almacenadas con vistas a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente estacionales. Esta predictibilidad lo diferencia del inventario de seguridad, destinado a cubrir contingencias inesperadas. Inventario de desacoplamiento. Se utiliza para diferenciar el inventario requerido para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes. De ese modo, cada proceso funciona de forma independiente y con una cantidad de mercancía determinada. Todo inventario cumple una función específica y, al mismo tiempo, satisface una necesidad logística determinada, por ejemplo abastecer a producción, recibir mercancía de los proveedores o afrontar un aumento de la demanda. Otros tipos de inventario Existen otras clases de inventarios que tener en cuenta: Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica. Registra las referencias necesarias para satisfacer la demanda durante el tiempo de reaprovisionamiento. Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas. Engloba las referencias que, por alguna circunstancia (superación de la fecha de caducidad, deterioro, rotura, etc.), no pueden ser comercializadas. Este tipo de inventario siempre genera pérdidas. Inventario disponible. Incluye aquellos productos que están disponibles cuando se necesitan, bien para satisfacer una venta, bien para abastecer producción. Inventario en línea. Compuesto por las referencias que están a punto de entrar en la línea de producción. Inventario en cuarentena. Refleja aquellas referencias que deben permanecer almacenadas durante un determinado período de tiempo antes de poder disponer de ellas. Inventario físico. Es aquel que se realiza contando a mano y una a una las referencias a registrar. Al margen de los diferentes tipos de inventario que existen, hay que tener en cuenta la naturaleza de la empresa y el modelo de negocio.
01/04/2023
¿Qué es la Logística?
La logística es una función operativa importante que comprende todas las actividades, procesos y sistemas necesarias para la obtención y administración de materias primas y componentes, así como el manejo de los productos terminados, su empaque y su distribución a los clientes. La logística empresarial supone la ejecución, planificación y control de todas las actividades relacionadas con la obtención, almacenamiento y traslado de materiales (ya sea desde las materias primas necesarias en las primeras etapas del proceso de producción hasta los productos terminados que van directos al cliente final). Los principales objetivos de la logística empresarial son dos: •Dar un excelente servicio al cliente. •Realizar el trabajo al mínimo coste.